E-mailmarketing

De volgende vrij technische aanbevelingen zijn bedoeld voor klanten van Studio Monelli waarvoor wij een e-mail nieuwsbriefsysteem hebben gebouwd, zie studiomonelli.com/start. Overigens ook als zij het beheer uitbesteden. Er komt namelijk heel wat kijken bij het versturen van een succesvolle e-mail nieuwsbrief in tijden, waarin mensen eigenlijk al veel teveel e-mails ontvangen. In dit document staan daarom diverse aanbevelingen om ervoor te zorgen dat:

  1. Zoveel mogelijk mensen uw e-mail daadwerkelijk openen in plaats van direct ongelezen verwijderen.
  2. Zoveel mogelijk mensen in uw e-mail doorklikken op een link naar uw website.
  3. Zo weinig mogelijk mensen zich uitschrijven van uw mailing lijst.

Als u zich aan de regels houdt is e-Mail Marketing een zeer effectieve en betaalbare manier van marketing. Maar er kleven ook een aantal onvermijdelijke risico’s aan. Hieronder leest u aanbevelingen om die zo klein mogelijk te houden.

Als u de nieuwsbrieven ook zelf wilt versturen in plaats van dit aan een expert uit te besteden, dan is het aanbevolen om een cursus e-mail marketing te doorlopen en ook alle documentatie van Acymailing zeer goed te bestuderen: http://www.acyba.com/

Houdt u er a.u.b. rekening mee dat de wetgeving en technologie razendsnel verandert en dat deze handleiding dus ook snel verouderd. Het is dus niet de bedoeling dat u dit document opslaat of uitprint en bewaart. In plaats daarvan download u altijd eerst de laatste versie van deze handleiding, voordat u aan de slag gaat met uw e-mail marketing systeem op.

Testen

Het is een onmogelijke taak om uw nieuwsbrieven er op alle verschillende apparaten, besturingssystemen, browsers, e-mailclients, scherminstellingen, e.d. perfect uit te laten zien, ook al is het natuurlijk wel de uitdaging om een optimaal resultaat te behalen. Voor een maximaal resultaat wordt aangeraden om elke nieuwsbrief voor het versturen te testen, gebruikmakend van een “HTML e-Mail Testing service” zoals litmus.com en een uitgebreide “test mailinglijst” of stuurt u direct na het versturen van de nieuwsbrief aan de test e-mailing lijst zelf een email met een aantal vragen, zodat testers ook op de juiste manier gaan reageren.

Graag willen wij u vragen of u ons wilt helpen met het testen of:

  • de nieuwsbrief er in de verschillende e-mailprogramma’s, op verschillende apparaten en met verschillende schermresoluties er goed uitziet,
  • het proces van uitschrijven/inschrijven goed werkt,
  • de “view online” , “lees verder” en alle andere links goed werken,
  • de nieuwsbrief in de inbox ontvangen wordt en niet in de ongewenste email box,
  • de landingspagina’s met meer informatie op de website ook in orde zijn.

Indien u bijzonderheden ziet, laat dat dan even aan ons weten. Vermeld altijd zo veel mogelijk informatie erbij, zoals welk apparaat, besturingssysteem, e-mailprogramma en de versies die u gebruikt. Maak indien mogelijk een “schermafdruk” door op de knop “print screen” te drukken, een e-mail te openen en de schermafdruk in de e-mail te “plakken”. Alleen dan kunnen wij namelijk precies zien wat u ziet op uw scherm en kunnen we het oplossen.”

Domeinreputatie

Internet service providers, zoals Hotmail, Gmail, Yahoo, e.d. bepalen uw “IP- of domein reputatie” en filteren op basis daarvan, alle e-mails die van uw domein afkomstig zijn. Door het versturen van nieuwsbrieven loopt u de kans dat uw “reputatie” verslechtert en uw domein of IP adres op diverse blacklists terechtkomt. Ook al volgt u alle onderstaande aanbevelingen op en houdt u zich keurig aan de regels, dan is het nog niet helemaal te voorkomen dat b.v. ontvangers (onterecht) een spamklacht indienen en/of dat ontvangers in hun e-mailprogramma uw e-mailadres (of domein) aanmerken als spam of ongewenste e-mail. Daardoor kan het e-mailadres van uw nieuwsbrief en in het ergste geval alle e-mailadressen van uw domein automatisch in spamfolders belanden of geblokkeerd worden. Door het versturen van nieuwsbrieven neemt u bewust dit risico. Alle werkzaamheden om dit soort problematiek te verhelpen, zijn van elke opdracht of offerte uitgesloten en worden als extra werk beschouwd en gefactureerd.

Het volgende wordt aanbevolen om het risico te beperken dat uw “IP- of domein reputatie” verslechtert:

  1. Verwerk de “bounce messages” in de mailboxen van uw nieuwsbrief (automatisch of handmatig). Abonnees kunnen zich op 4 manieren “uitschrijven” van de mailinglijst: Abonnees kunnen zich op 4 manieren “uitschrijven” van de mailinglijst:
    1. Abonnees klikken op de link “uitschrijven” onderaan de nieuwsbrief. Abonnees worden dan automatisch uitgeschreven en blijven als “afgemeld” in de lijst staan. U krijgt van Acymailing een systeembericht als mensen zich in of uitschrijven. Met die berichten hoeft u niets te doen.
    2. Abonnees beantwoorden de nieuwsbrief d.m.v. een reply aan nieuwsbrief@uwdomein met een handmatig geschreven berichtje of je ze wilt verwijderen uit de lijst. Die e-mailadressen moeten ook handmatig op “afgemeld” worden gezet in de lijst.
    3. Abonnees wijzigen / beëindigen hun eigen e-mailadres. In dat geval krijgt u een automatisch systeem bericht terug met als onderwerp iets als “undelivered mail” of “e-mail kan niet worden bezorgd”. Het is belangrijk dat ook deze e-mailadressen handmatig in de lijst op “afgemeld” gezet worden. Soms stellen mensen ook een “Out of office“ bericht in. Ook deze moet u goed in de gaten houden want vaak staat er in dat iemand een nieuw e-mailadres heeft.
    4. Abonnees klikken op een knop “dit is spam / ongewenste e-mail” in hun e-mail client of rapporteren de e-mail als spam. In dat geval krijgen jullie hooguit een bericht van de ISP of een “anti-spamorganisatie”, vaak aan postmaster@uwdomein of abuse@uwdomein. Mocht dit ooit voorkomen, dan is het heel belangrijk dat die e-mailadressen handmatig in de lijst op “uitgeschreven” gezet worden. Ook moet er op onterechte “spamklachten” gereageerd worden om te voorkomen dat uw domein verdere reputatieschade oploopt.
    Als u een externe mailserver gebruikt kunt u vaak ook bounced e-mail adressen exporteren, waarmee u uw lijst kunt opschonen. Let op: Verwijder abonnees die zich hebben uitgeschreven nooit uit de lijst, maar zet ze op “afgemeld/unsubscribed” en laat ze zo in de lijst staan. Als er in de toekomst namelijk nog eens een nieuw bestand met e-mailadressen geïmporteerd wordt en die eerder uitgeschreven e-mailadressen staan ook weer in dat nieuwe bestand, dan moet worden voorkomen dat ze wederom in uw mailinglijst worden geïmporteerd. Dit kan door de uitgeschreven adressen als uitgeschreven in de lijst te laten staan en bij het importeren te kiezen voor “bestaande gegevens niet overschrijven”. E-Mailadressen kunnen namelijk nooit dubbel in de mailinglijst terecht komen.
  2. Neem alleen e-mailadressen in de mailinglijst op, waarvoor toestemming is gegeven door de abonnee door middel van het “double-opt-in” aanmeldingssysteem op uw website. Controleer voor het versturen van elke nieuwsbrief of alle nieuwe inschrijvingen zijn bevestigd doordat de abonnee op de link heeft geklikt in de verificatie e-mail en neem contact op met de inschrijvingen die nog niet bevestigd zijn.
  3. Als klanten zich schriftelijk (b.v. met een papieren aanmeldformulier of –kaart) hebben aangemeld voor uw nieuwsbrief en u geeft die adressen door aan de beheerder van uw mailingsysteem om in de mailinglijst te importeren, vermeldt u er dan altijd bij dat van die adressen bestaande gegevens moeten worden bijgewerkt/overschreven. Daarmee voorkomt u namelijk dat die adressen niet toegevoegd worden als het adres al in de mailinglijst staat als “niet bevestigd” of “unsubscribed”. Normaal gesproken worden adressen die al in de mailinglijst staan namelijk niet toegevoegd of bijgewerkt. Hiermee wordt voorkomen dat er aan adressen wordt gemaild van personen die zich eerder hebben uitgeschreven van de mailinglijst. Dat kan namelijk leiden tot grote irritatie, spamklachten, blacklisting, boetes en schadeclaims. Geef in de week voor het versturen van de nieuwsbrief aan de beheerder van de mailinglijst alleen de e-mailadressen door die gewijzigd moeten worden. Doe dat a.u.b. in 1 keer in een Excelbestand met de volgende 3 kolommen.
    Subscribers Subscribers Unsubscribers
    Bestaande unsubscribed of uitgeschakelde adressen in de mailinglijst NIET bijwerken. Met schriftelijk bewijs van aanmelding, dus bestaande unsubscribed of uitgeschakelde adressen in de mailinglijst WEL bijwerken.  
         
  4. Meld een werkend e-mailadres aan waarop u spamklachten kunt ontvangen bij abuse.net en neem actie mocht er een spamklacht binnenkomen.
  5. Zorg ervoor dat de “WHOIS Contact Information” van uw domein correct en volledig is, u kunt uw hostingprovider vragen dit te controleren en in orde te maken.
  6. Gebruik geen spamachtig taalgebruik in uw nieuwsbrief of onderwerpregel.
  7. Vraag abonnees in uw nieuwsbrief om het e-mailadres van uw nieuwsbrief op hun “whitelist” te zetten in hun e-mail programma.
  8. Maak het heel makkelijk en duidelijk voor abonnees om zich uit te schrijven. Het is veel beter als abonnees zich uitschrijven via de link in uw nieuwsbrief dan dat zij op een “Dit is spam-knop” klikken. Een (of twee) duidelijke unsubscribe knoppen of links zijn daarom aanbevolen.
  9. Verstuur de nieuwsbrief altijd eerst een “spamtest service” zoals www.mail-tester.com of de in Acymailing ingebouwde spam-testfunctie en los eventuele problemen op voordat u de mailing aan uw lijst verstuurt.
  10. Test zowel voor als na het versturen van uw nieuwsbrieven regelmatig ook uw gewone e-mailadressen die u gebruikt om reguliere e-mail mee te versturen. Ga daarvoor naar www.mail-tester.com en volg de instructies op.
  11. Laat een “externe delivery service” koppelen aan uw e-mailingsysteem voor het versturen van uw nieuwsbrieven, zoals Elastic Email.

Credits kopen

Zorg altijd voor voldoende credits op uw account van Elastic Email (de externe mail server) voor een probleemloze verzending van uw nieuwsbrieven.

  1. Ga naar www.elasticemail.com
  2. Klik rechtsboven op ACCOUNT
  3. Log in met Username en password (vraag deze op bij Studio Monelli als u deze nog niet heeft.)
  4. Klik in de menubalk bovenin op GET CREDIT
  5. Selecteer het bedrag (vaak is 20 USD al voldoende) en de gewenste betaalmethode.
  6. Kies ervoor om automatisch uw credits te laten opwaarderen als het onder een bepaald minimum komt voor een probleemloze verzending.

Checklist e-mailmarketing

  1. Hebben uw nieuwsbrieven een interessante onderwerpregel, zodat de abonnees uw e-mail ook daadwerkelijk openen?
  2. Heeft u gezorgd voor een pakkende “snippet of preheader” (dat is de tekst die mensen zien naast of onder de onderwerpregel in hun e-mail client voordat ze de email hebben geopend)?
  3. Zijn uw nieuwsbrieven fraai opgemaakt in uw huisstijl?
  4. Zijn uw nieuwsbrieven interessant en is er duidelijk veel zorg aan is besteed?
  5. Bevatten uw nieuwsbrieven duidelijke “call to action” knoppen of links, zodat de abonnees sneller doorklikken naar uw website?
  6. Bevatten uw nieuwsbrieven korte statische links, in plaats van automatisch aangemaakte dynamische links?
  7. Zorgt u ook voor een fraaie tekst versie, omdat sommige mensen liever geen HTML mails ontvangen?
  8. Gebruikt u altijd een spelling checker in bijvoorbeeld Microsoft Word, om spellingfouten te voorkomen?
  9. Houdt u er in het design rekening mee dat plaatjes vrijwel nooit direct worden ingeladen in email clients, maar pas zichtbaar worden als de email wordt geopend?
  10. Heeft elk plaatje een “alt tag”?
  11. Verstuurt u de nieuwsbrieven aan het begin van de week in de morgen omdat daarmee de beste “open rate” en “click through rate” bereikt kan worden?
  12. Verstuurt u uw e-mails met een zekere regelmaat, volgens uw jaarplanning, zodat de abonnees uw e-mailing ook verwachten?
  13. Bekijkt u na het versturen ook de statistieken?
  14. Test u uw email altijd voordat ze verstuurd worden door deze te sturen aan een test mailing lijst waarop vrienden, familie en medewerkers staan?
  15. Verwerkt u alle “bounce messages” zodat uw mailing lijst schoon blijft?
  16. Voegt u maandelijks ook handmatig de emailadressen toe van mensen die daarvoor hun toestemming hebben gegeven via bijvoorbeeld een postkaart die u op de balie heeft liggen of via een papieren inschrijfformulier?
  17. Heeft u een werkend e-mailadres aangemeld waarop u spamklachten kunt ontvangen bij abuse.net en neemt u altijd actie mocht er een spamklacht binnenkomen?
  18. Gebruikt u nooit geen spamachtig taalgebruik in uw nieuwsbrief of onderwerpregel?
  19. Maakt u het abonnees in uw nieuwsbrief makkelijk om het e-mailadres van uw nieuwsbrief op hun “whitelist” te zetten in hun e-mail programma?
  20. Maakt u het heel makkelijk en duidelijk voor abonnees om zich uit te schrijven? Het is veel beter als abonnees zich uitschrijven via de link in uw nieuwsbrief dan dat zij op een “Dit is spam-knop” klikken. Een (of twee) duidelijke unsubscribe knoppen of links zijn daarom aanbevolen.
  21. Verstuurt u de nieuwsbrief altijd eerst een “spamtest service” zoals www.mail-tester.com of de in Acymailing ingebouwde spam-testfunctie en los eventuele problemen op voordat u de mailing aan uw lijst verstuurt?
  22. Heeft u een “externe delivery service” gekoppeld aan uw e-mailingsysteem voor het versturen van uw nieuwsbrieven, zoals Elastic Email en daar voldoende credit gekocht?
Om jouw bezoek aan onze website nóg makkelijk en persoonlijker te maken zetten we cookies en daarmee vergelijkbare technieken in.
Meer informatie Ok